הכנס שלך והמדיה החברתית

19 אוקטובר 2010
עונת הכנסים השנייה בעיצומה. הראשונה באה באביב, ובסתיו הם שוב פורחים. כמו כל אירוע שכולל קהל היום – לרשתות החברתיות יש חלק אדיר בהמשכיות של חוויית הכנס (כן, שוב באותו נושא), ובעיקר בתהליכי השיווק של הכנס.
הנה כמה נקודות שכדאי לזכור במסגרת ניהול הכנס:

תקופת הרישום

בבוקר של כל כנס אפשר לזהות פה ושם קריאות בפידים: "מי בא לכנס? מישהו כאן?". מחפשים חברים. כיוון שכל אחד לומד להכיר אישית אנשים מתחום העיסוק שלו – יש סיכוי גבוה שאמצא חברים בכל כנס שאפקוד, ועם כל הכבוד לתוכן המקצועי – כנס עם חברים שווה פי אלף מאשר לבד. רוצה לשכנע אותי? תביא לי את חברים שלי. כך:
  • כשמישהו מתעניין – ספר לו מי כבר נרשם מהחברים שלו
  • אחרי שנרשם – בקש ממנו לספר לחברים פוסט פשוט – "נרשמתי לכנס – מי מצטרף?"
  • אירוע בפייסבוק זו הדרך הפשוטה להתניע את זה, אבל הבולטות של האירועים קצת נחלשה במאזן הכוחות בין המודולים של פייסבוק. עדיף להשתמש בשילוב כלים (דף, וויד'גטים, כפתורי שיתוף, קונקט…) כדי לתפור את הפתרון שמתאים לך.
  • רעיון למחשבה- קניית כרטיסים קבוצתית בהנחה עשויה לזרז את מכירת הכרטיסים לא רע.

לקראת האירוע

יצא לך פעם שהיית אמור לצאת לכנס, ובסוף נאלצת לוותר בגלל משהו שצץ בעבודה? זה קורה. אם הכנס עלה לי הרבה כסף – הסיכויים שאוותר קטנים יותר. אבל אם הכנס בחינם או בזול – אני אצטרך את עזרתך, מר מנהל כנס, כדי שלא אשבר: "כן, אני יודע שנרשמתי, אבל… אני חייב להגיש את המצגת עד מחר בערב…"

  • קודם כל – שלח לי תזכורת יום-יומיים לפני. כמובן שלא תוכל לתיבת המייל של כל הנרשמים, אבל דיווחים לפייסבוק/טוויטר שלי זה כבר יותר קל.
  • תבנה בילד-אפ. זרוק לי כמה טיזרים בשבוע שלפני האירוע ("בחרנו את השאלות לפאנל דו-קרב של ג'סטין ביבר נגד סטיבן הוקינג. יהיה מעניין").
  • צור שיחה בינינו, המשתתפים. אפילו צור אירוע וירטואלי מסוג כלשהו -העיקר שנדבר. תגרום לי לחשוב על האירוע הזה במהלך השבוע, ולא רק להיזכר בו ביום שלפני.

בזמן האירוע

  • יום אחד, כשתהליכי צ'ק-אין בניחוח פורסקוור יהיו נחלת הכלל – תשתמש בזה. בינתיים – שים שלט ענק עם ה-Hash-Tag בכניסה לכנס, וגם לא יזיק להציע: "הגעת? צייץ כדי שימצאו אותך".מתישהו גם פייסבוק ידלגו מעל כבודם ויעתיקו את רעיון תיוג הסטטוסים והתמונות החופשי.<
  • Twitterfall? לא כל כך מהר. (1) טוויטר עדיין לא שולט בזירה הישראלית. אם בקהל שלך דווקא כן – המשך לסעיף 2. אם לא – מש"ל. (2) קשה להתרכז בהרצאה, גם לקהל וגם למרצה, כאשר מעבר לכתפו רץ שיח חופשי בין משתתפי הכנס לבין עצמם ולבין חברים שלהם מהבית. אז איפה זה כן מתאים ויכול להיות חזק? בפאנלים, באולמות הכניסה וההפסקה…- כל מקום שאין בו הרצאה.
  • שידור חי של הכנס יכול להיות מדליק, אבל יש בו כמה חסרונות שכדאי להכיר: (1) עשוי להיות מסורבל ויקר. (2) קשה לי לדמיין המון אנשים שיכולים להרשום לעצמם לשבת ולצפות בהרצאות בשקט בזמן אמת,כלומר בלי pause כשנכנסת שיחת טלפון (3) מי שלא הגיע – שיפסיד. אם גם ככה הוא צפוי לחוויה שטחית, עדיף כבר שירגיש איזושהי החמצה. שילמד לקח לקראת שנה הבאה.

לאחר האירוע

כאן מתגלה עקב אכילס של רוב האירועים. ההייפ של ארגון האירוע, וירידת המתח שלאחריו – מביאים לא פעם לדממת אלחוט לאחר האירוע. וחשוב להבין שבנקודה הזו חייבים להתחיל את השיווק של הכנס הבא, גם אם הוא בעוד שנה. יש כאן מומנטום לבניית מוניטין שאסור לפספס:

  • אנחנו – הקהל שלך – צבא יח"צ חינמי. בסוף הכנס אני חוזר הביתה עם יום מעניין מאחורי. מחר ישאלו אותי בעבודה איך היה. הבוס גם ישאל, כדי לשמוע אם היה שווה לו לשחרר אותי ליום חופש וגם לשלם על הכנס. וכמו בכל כנס אני אדע שהיה נחמד להיפגש קצת ואולי ליצור הזדמנויות חדשות, ושהיו כמה הרצאות מאכזבות. אבל היו כמה הרצאות מעניינות.
    כל מה שאני צריך זה שתיתן לי חומר ואני כבר אפיץ אותו עם הדיעה שלי. וידאו זה מצויין, תמונות זה גם טוב,  טקסט – גם בסדר. העיקר שיהיה משהו שאוכל להגיד לכולם "הייתי בזה ונהניתי".
  • אסור להתמהמה. יש לך פחות מ-24 שעות, ואח"כ אני ממשיך לשגרת חיי. לא אדבר על הכנס שלך בעוד שבוע. אם אפשר – תכין חומר מראש שיחכה מיד בתום הכנס.
  • וגם אם הכנס בתשלום – חשיפה של התכנים לא תפגע ממש בצורך של המבקרים הפוטנציאלים להגיע. גם ככה זה לא הם שמשלמים על הכנס. והם יודעים שלא יישבו עכשיו לראות 7 שעות של הרצאות בוידאו. מה שהיא כן תעשה – זה תעזור להם לשכנע את עצמם ואת הבוס שבשנה הבאה הם לא יחמיצו.
  • המקומות בהם ילכו לחפש את התוכן זה באתר של האירוע שלך ובעמוד הפייסבוק שאולי פתחת. אם מסובך לך למלא את האתר בתוכן – מספיק להפנות את הקהל לפייסבוק. זם כבר יהיה לך קל יותר.(תעשו ניסוי – נסו להיכנס כמעט לכל אתר כנס בערב שאחרי ותראו שהוא לא עבר שינוי).
  • היה יום כיף. אני במצב רוח קואופרטיבי. בדוק איתי מה דעתי על הכנס כמה שיותר מוקדם. זה יכול להיות סקרים וטפסי דירוג, וזה יכול להיות סתם שיחה פתוחה.

יש דוגמאות רבות לנכון וללא נכון, אבל אני אשאיר את הדוגמאות לתגובות, שלא אסתבך עם אף אחד…

תגובות

יפה כתבת.

מדגישה שהתייחסות לזמן אמת, חופש פעולה, וכלים חברתיים שמותאמים לאירוע עצמו, הן נקודות חשובות להצלחת האירוע.

רוצה לציין משהו נוסף מתוך ניסיון אישי:
כשהארוע שלך מתוקשר כראוי וכמצופה מאירוע שנערך בתקופה חברתית שכזאת, הסיכוי שתשיג ספונסרים לאירוע הבא שלך – גודל משמעותית. אם לעזוב בצד רגע באם האירוע היה מוצלח או לא, ספונסרים ירצו לראות התנהלות חברתית ברשת כגון: תמונות, וידאו וטקסט (גם אם מדובר בשנה אחורה). אם אין לך מה להציג להם, זה בעוכרך.

ובכלל, כמנהל אירועים כדאי שתפנים שהמדיה החברתית לא מסתיימת מחוץ לווב, ואם לא תאמץ אותה אליך, כל אסטרטגית האירועים שלך מתחילה ממקום נמוך יותר.

דעתי.

איל, תודה על הפוסט. ואפרופו חברים, שימוש במובילי דעה גם יכול לעשות פלאים לכנס…

מאת ilan:

פוסט טוב, וזו רק התחלת הדיון על החיבור בין הוירטואלי לפיזי (בכל הקשור לאירועים/כנסים)
זה גם הפוסט עם הכי הרבה סוגי פונטים ופונקטים שראיתי אצלך ;)

מאת איל שחר:

תוספות ראויות…

אילן – לא יודע על מה אתה מדבר :) סתם, סידרתי את השגעת של WP.

מאת ilan:

אייל, בדיוק נפלתי על מודעה ועמוד בפייסבוק של כנס Contech 2010
http://www.facebook.com/contech2010
עוד לא קראתי מספיק בשביל להבין מה הולך שם